Einen gescannten Kontoauszug in Excel umwandeln (und welche Genauigkeit zu erwarten ist)

Wenn Ihr Kontoauszug ein Scan oder ein Foto einer gedruckten Seite ist, ist er nicht wirklich „Text“ – er ist ein Bild. Ein normaler Konverter sieht eine leere Seite, weil es keine Zeichen zu lesen gibt. Um diese Zahlen in Excel zu bekommen, brauchen Sie OCR. So funktioniert es und das ist zu erwarten.

Digital vs. gescannt: ein 5-Sekunden-Test

Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, eine Zahl mit dem Cursor zu markieren. Lässt sie sich wie Text markieren, haben Sie einen digitalen Auszug, und jede Methode in unserer PDF-zu-Excel-Anleitung funktioniert. Lässt sich nichts markieren – oder die ganze Seite als ein einziger Block –, ist er gescannt, und Sie brauchen OCR.

Was OCR eigentlich tut

OCR (optische Zeichenerkennung) betrachtet die Formen im Bild und ermittelt, welche Buchstaben und Ziffern sie darstellen, und verwandelt das Bild zurück in maschinenlesbaren Text. Ein guter Auszug-Konverter nimmt dann diesen wiederhergestellten Text und ermittelt die Tabellenstruktur – welche Zahlen Datumsangaben, Beträge und Salden sind. stmtify führt OCR direkt in Ihrem Browser aus, sodass selbst gescannte Auszüge verarbeitet werden, ohne die Datei hochzuladen.

Welche Genauigkeit ist realistisch zu erwarten?

Bei einem sauberen, geraden, hochauflösenden Scan ist OCR beeindruckend gut. Aber die Genauigkeit ist nur so gut wie das Bild und sinkt bei:

• niedrig aufgelösten Scans oder kleinen Handyfotos,
• schiefen, gedrehten oder gewellten Seiten,
• blasser Tinte, Kopien von Kopien oder farbigen Hintergründen,
• Schatten und Blendung von Handy-Aufnahmen.

Die ehrliche Regel: Behandeln Sie OCR-Ausgabe als sehr starken Entwurf, nicht als endgültige Antwort. Eine 0, die als 8 gelesen wird, oder ein in einem Fleck verlorenes Komma ist die Art von Fehler, die Sie nur bemerken, wenn Sie prüfen.

So bekommen Sie den saubersten Scan

• Scannen Sie mit 300 DPI oder höher, statt die Seite zu fotografieren.
• Halten Sie die Seite flach und gerade zum Scanner – vermeiden Sie Schieflage.
• Nutzen Sie Schwarzweiß oder Graustufen mit gutem Kontrast.
• Wenn Sie ein Handy nutzen müssen, sorgen Sie für gleichmäßiges Licht und füllen Sie das Bild mit der Seite.

Prüfen Sie gescannte Ergebnisse immer

Weil OCR hier und da ein Zeichen falsch lesen kann, ist die Prüfung wichtiger als bei digitalen Auszügen:

• Gleichen Sie Anfangs- und Endsaldo mit dem Original ab.
• Überfliegen Sie die Betragsspalte nach allem, was um den Faktor zehn daneben aussieht.
• Nutzen Sie die Quellhervorhebungs-Ansicht von stmtify, um zu bestätigen, dass jede Transaktion erfasst wurde, und die bearbeitbare Tabelle, um vor dem Export jede falsch gelesene Ziffer zu korrigieren.

Wandeln Sie Ihren Kontoauszug mit stmtify um – es läuft vollständig in Ihrem Browser, sodass Ihr Auszug nie auf einen Server hochgeladen wird. Es ist kostenlos, erfordert keine Anmeldung und funktioniert mit Auszügen jeder Bank.